很多人每天从早忙到晚。工作一件接一件。消息一条接一条。到了下班发现最重要的事情还没做。加班做完回家已经没力气做任何事。周末想休息又觉得有好多家务等着。周日晚上想起来下周还有一堆任务。

这种忙碌不等于高效。忙碌是做很多事情。高效是做了重要的事情。时间管理的核心不是把事情做快。是选对事情做。

下面说几个实际能用的时间管理方法。

先分清什么是重要的事

很多人把紧急的事情当成重要的事情。老板催着要的报表很紧急但不一定重要。客户突然问的问题很紧急但不重要。这些紧急的事情占用了大量时间。真正重要的事情比如做下季度规划学一项新技能锻炼身体一直被往后推。

重要的事情对长期目标有帮助。做完之后有积累效应。今天做和明天做区别不大。但没有一个具体的时间点逼着你做。所以一直被忽略。

一个判断方法是问自己一个问题。这件事如果今天不做会不会产生严重后果。不会的话它可能不那么重要。问自己第二个问题。这件事如果连续一个月不做会不会影响我的工作或者生活。会的话它就是重要的事。

把重要的事情排在每天精力最好的时间段。上午九点到十一点是大多数人的高效时段。用这个时间段做重要的事情。下午精力下降的时候处理邮件回消息开短会这些琐事。

每天只定三个主要任务

很多人早上一到工位就开始列清单。写下十几件要做的事。看着清单压力很大。一整天都在追赶进度。做不完又产生挫败感。

换个做法。每天晚上或者第二天早上只定三个主要任务。这三件事必须是今天最重要的。不完成不能下班。其他事情有空就做没空就移到明天。

三个任务听起来很少。但一天能高质量完成三件重要的事情已经比大多数人强了。很多人一天做十件事没有一件是真正重要的。

选三件事的时候用ABCD法则。A是必须做的事不做会有严重后果。B是应该做的事不做会有负面影响。C是可以做不做也没关系。D是完全可以不做的。三个主要任务都应该是A类或者B类。C类和D类不用放在计划里。

用时间分段法处理不同类型的事情

人的注意力不能长时间保持集中。工作六十分钟就明显下降。强行继续做事效率很低。

番茄工作法把时间分成二十五分钟工作五分钟休息的段落。做完四个番茄钟休息十五到三十分钟。这个方法适合需要高度集中的任务。写方案做设计写代码学新东西。

不太需要集中注意力的任务用批量处理法。回消息回邮件开发票报销这些事情。每天固定两个时间段处理。比如上午十一点和下午四点。每次二十分钟。不要在做事的时候一听到消息提醒就看手机。每次切换任务都要花时间重新进入状态。

开会有单独的处理方法。拒绝没有明确议程的会议。参会前问清楚会议目标自己需要做什么准备。会上需要你发言的时间有多长。如果只是被拉去旁听可以申请不参加。

保护自己的专注时间

很多人被打断的原因是不会拒绝。同事过来聊天就陪着聊。群里有人艾特马上回。领导临时安排一个新任务立刻放下手里的活。

一个做法是给手头的事情设置不同的状态标识。戴着耳机表示不想被打扰。在日历上把重要任务的时间段标成忙碌。别人看到这个状态就知道你有事情在做。

被临时打断的时候问对方三个问题。这件事急不急。需要什么时候完成。可不可以等一个小时。大多数临时任务实际上没有那么急。对方只是习惯性地马上找你。

有一个技巧叫延迟回应。收到非紧急的消息不用立刻回。等手头的事情做完再统一处理。很多人发现过了一两个小时对方自己已经解决了或者不需要你回复了。

作息安排的原则

时间管理不是把每一分钟都排满。留出缓冲时间反而效率更高。

每天在计划里留三十分钟的空白时间。处理突发事情或者补上延迟的任务。没有突发事情就用这三十分钟休息或者做明天准备。

每周留半天时间做回顾。检查这周三个主要任务完成了多少。哪些事情占用了太多时间。下周怎么调整。

睡眠时间不能压缩。睡不够六小时的人决策能力下降工作效率降低。表面上看多工作了两个小时实际上完成的量还不如睡够之后做一小时。

吃饭时间也要固定。中午不吃饭或者边工作边吃饭。下午三四点血糖下降注意力明显变差。下午的任务可能需要多花一倍的时间完成。

从一个小改变开始

不要试图明天就变成一个完全不同的作息模式。改变太大执行不了反而会放弃。

选一个最容易改的小习惯。比如每天上午先做最难的一件事而不是先回邮件。坚持两周觉得稳定了再加一个新习惯。

时间管理的目的是让自己活得更轻松不是更累。如果发现一个方法不适合自己就换一个。别人的方法不一定适合你的工作性质和生活节奏。找到适合自己的那套就行。